¿Cómo organizar el tiempo? (Parte 3)

10 septiembre, 2012 de Ana María 5 comentarios

Bien: ahora que tenemos en mano las dos listas de las que hablamos en el último artículo, ¿qué sigue?

Aquí es donde vamos a comenzar a trabajar con el calendario de Outlook, o cualquier otro del que dispongamos.

Etapa 2: calendarización de tareas

Primera parte

Buscaremos, en primer lugar, la opción para que se muestre en pantalla el calendario semanal, ya sea de lunes a domingo o de domingo a sábado. Es decir, que lo que vamos a ver en pantalla, es la semana del 3 al 9 de setiembre, o del 2 al 8 de setiembre, según hemos descrito.

Una vez que tenemos esta vista, vamos a comenzar a incluir, una por una, todas las tareas que tenemos anotadas en la «lista semanal», asignándole los tiempos y repeticiones que ya habíamos predispuesto para cada una de ellas.

Es muy importante incluir aquí también, los horarios de nuestras comidas (desayuno, almuerzo, cena, meriendas). Para que este horario funcione realmente, debe ser realista. Y, en la realidad, necesitamos al menos veinte minutos para almorzar.

Para facilitar la visualización del tiempo y las tareas, podemos categorizarlas por colores, con la herramienta que tiene Outlook para estos fines. Podemos asignar, por ejemplo, un color distinto a las actividades relacionadas con «Pedrito», otro para lavandería, otro para compras. Lo que interesa aquí es facilitarnos la lectura rápida de las actividades, de forma que podamos saber, de un vistazo, lo que toca para el lunes o el martes.

Algo a tomar en cuenta para que nuestra planificación funcione apropiadamente, es asegurarnos de poner las actividades necesarias e indispensables, en horarios que sean «menos susceptibles a la tragedia». Si surge un imprevisto, tendremos que dejar sin hacer aquello que era importante para el orden de las actividades familiares, y estaremos saboteando nuestra propia organización.

¿Qué intento decir? Si «planchar la ropa» es una de las actividades de su lista semanal, y usted sabe que si no se hace, «Pedrito» no va a poder ir a la escuela porque no tendrá uniformes disponibles, entonces «planchar la ropa» es una actividad que debe programarse en un espacio en el que sea poco probable que una situación sobreviniente impida realizarla.

En mi caso, trato de no planificar una actividad como esta en la noche del sábado o del domingo, porque es muy probable que alguno de esos días, o ambos, mi familia y yo decidamos salir a hacer alguna cosa juntos, por lo que al final tendría que buscar un espacio en la mañana del lunes para hacerlo, y todo se volvería un caos.

Entonces, para asegurarme que se haga el planchado, lo coloco en la noche del viernes, o el sábado o domingo por la mañana. Si tuviéramos que expresarlo en una sola frase, sería algo así como «no colocar lo indispensable en los horarios de alta disponibilidad».

En este momento, deberíamos tener un esquema general del trabajo que hay que hacer en la semana, las horas exactas en las que vamos a dedicarnos a esa tarea, y podemos observar con más claridad esos interesantes «huequitos» que quedan disponibles en nuestro horario. 😉

A esos «huequitos», les vamos a asignar un color y una leyenda distintos. En mi caso, yo uso la palabra «DISPONIBLE». Entonces, si tengo 2 tareas de 30 minutos cada una, más treinta minutos para almorzar, y luego de eso, falta todavía una hora más para que mi hijo regrese de la escuela, ese espacio de una hora en mi calendario debería decir «DISPONIBLE».

Al final, debe quedarles algo más o menos así:

Segunda parte

Ahora que ya incluimos en nuestro horario, las actividades que eran necesarias e indispensables, y podemos ver el tiempo «disponible», echaremos mano de la segunda lista que hemos elaborado, es decir, la «lista general».

Obviamente, en esta lista hay toda una colección de cosas bastante diferentes entre sí. Por lo que hay que elaborar algún criterio que sea capaz de ayudarnos a discernir a cuál de ellas vamos a darle prioridad, y cómo atender las actividades que no parecen tan prioritarias, de modo que no se queden eternamente al último en la fila, ya que, si están en la lista, es porque algún interés tenemos en ellas.

La pregunta sería, ¿cuál es el criterio para discernir entre las tareas que vamos a atender en primer término, y el resto?

Este punto va a depender, en cierta medida, de una misma, del momento del año o de la realidad que estemos viviendo en nuestro hogar.

«Ir al salón de belleza» quizá parezca algo fácil de hacer y usted tenga el tiempo para hacerlo, pero muchas veces, hay que esperar a tener el dinero en mano para poder concretarlo efectivamente. Y «rediseñar el jardín» es una tarea bien compleja, que va a requerir horas de esfuerzo y trabajo, así que no se va a lograr en un sólo día, y quizá tampoco en una sola semana. Pero aportará calidad de vida y realización personal para usted y los suyos, en caso de que lo haga.

La sencillez de la tarea, entonces, no es un buen punto de partida para decidir lo que vamos a priorizar.

Para poder hacernos cargo de esta segunda lista, vamos a elaborar una clasificación de las labores que hemos anotado en ella, igual como lo hicimos con la lista semanal.

Para comenzar, propongo cuatro categorías, que son las que se recomiendan en algunas páginas acerca de planificación del tiempo, y son las siguientes:

URGENTE	NO URGENTE
IMPORTANTE	POCO IMPORTANTE

Para clasificar este grupo tan especial de tareas, usaremos entonces dos criterios, que a su vez forman cuatro categorías.

Al margen de cada tarea, escribiremos U para «Urgente», NU para «No urgente».

Una vez que hemos hecho esta indicación al margen de cada una de las labores de la lista, pasaremos al segundo criterio. Escribiremos I para «Importante» y PI para «Poco importante».

Hecho esto, obtendremos una lista marcada con cuatro clasificaciones, así:

U-I	NU-I
U-PI	NU-PI

La propuesta es que, una vez hecha esta clasificación, atendamos en primer lugar las tareas marcadas como «U-I», luego las «U-PI», de seguido las «NU-I» y por último las «NU-PI».

En términos generales, las cosas urgentes deben resolverse primero. Ello cae por su propio peso. Pero también queremos realizar las de la última categoría, así que este es un tema sobre el que volveremos luego.

Debemos tener presente que esta clasificación tiene una naturaleza dinámica, es decir, que las cosas que hoy estamos marcando como «No urgente», quizá en una semana se muevan a la clasificación «Urgente», por ejemplo. Es por ello que, como veremos también en otra oportunidad, se hace necesario seguir trabajando con la segunda lista de forma sostenida a lo largo de los días y las semanas.

Para cerrar esta segunda parte de la etapa 2, colocaremos algunas de esas tareas que hemos marcado como «U-I» en los espacios «disponibles» de nuestro calendario. Para ello, usaremos el mismo criterio de razonabilidad que hemos venido aplicando, en el sentido de que debemos planear las actividades de modo que se puedan realizar completamente en el tiempo establecido (en este caso, sería más bien el tiempo «disponible»), sin que sobre ni falte tiempo para terminarlas.

Les invito a hacer este pequeño ejercicio por ahora. Veremos la etapa 3 en el siguiente artículo, el día 15 de setiembre. ¡Hasta entonces!