¿Cómo organizar el tiempo? (Parte 4)

15 septiembre, 2012 de Ana María 1 comentario

Etapa 3: trabajando en forma dinámica con la lista general

En el artículo anterior, les comentaba que la segunda lista que hemos realizado, es decir, la «lista general», pretende ser una lista dinámica.

Es decir, que este listado de cosas por hacer, tiene la vocación de ir modificándose con el tiempo y con la aparición de nuevas circunstancias.

En el presente artículo, y el siguiente, me enfocaré en describir lo mejor posible, la forma en la que vamos a trabajar con esta segunda lista, para que sirva a los efectos de planificación del trabajo de la casa, de una manera sencilla y eficiente.

Primera parte

Para que la lista general trabaje en función de nuestros intereses y de la naturaleza de nuestras tareas, hay varias reglas que debemos seguir en su uso. Teniendo presentes estas sencillas instrucciones, sacaremos sin duda el mejor partido de este material.

REGLAS DE USO DE LA LISTA GENERAL

1) Llevar siempre a mano la libreta de apuntes o cuaderno que hemos escogido para estos fines, junto con la pluma o lápiz. Y cuando digo siempre, me refiero a SIEMPRE. Para que el ejercicio funcione a la perfección, debemos asegurarnos de llevar estos dos intrumentos todo el tiempo en la cartera, cuando salimos de compras al supermercado, mientras vemos la tele, cuando estemos sentadas planificando las labores de la semana o los menús de las comidas. Hay que llevarla a la mesita de noche. Hay que convertirla en nuestra mejor amiga.

2) Anotar, en el mismo momento en que surjan o las recordemos, las tareas que queremos realizar. Por este motivo es tan importante el punto 1. Las tareas irán llegando a nuestra mente en cualquier momento del día, o estarán relacionadas con lo que estamos viendo o haciendo. Con la libreta cerca, y anotando de inmediato (o lo más pronto posible, en su defecto) lo que debemos hacer, nos aseguramos de no olvidar nada importante.

3) Evitar las anotaciones en hojas sueltas. Puede parecer muy tentador al principio, pero las hojas sueltas se van a extraviar con gran facilidad. Si llevamos siempre a mano la libreta, y nos aseguramos de anotar las ideas en el momento que llegan a nosotras, las hojas sueltas simplemente no tienen cabida. Y por otra parte, si extraviamos una hoja con una anotación importante, ello podría complicarnos una situación, hacernos perder una cita o cosas por el estilo.

4) Anotar todo. Tal vez algunas cosas parezcan sin importancia, pero si usted pretende recordar algo que quiere o debe hacer, la libreta estará ahí para apoyarle en caso de que olvide. La memoria es frágil, en especial para alguien que, como nos sucede a las amas de casa, tiene a su cargo a otras personas y tantas tareas distintas en diferentes espacios a lo largo del día.

5) Usar la libreta en forma exclusiva para los fines propuestos. Básicamente, si ha decidido llevar un diario personal o anotar sus recetas de cocina favoritas, la libreta de tareas no es el lugar para hacerlo. Un factor determinante a la hora de cumplir con las tareas anotadas, es el orden en la anotaciones, de modo que las veamos todas, las leamos todas y nos aseguremos de saber cuáles son las que urgen. Si una de ellas está escrita en una esquina pequeña, con letra diminuta, al lado de la receta de salsa blanca, probablemente la pasaremos por alto.

Una vez que tenemos en mano nuestra libreta, el lápiz o la pluma, y hacemos la disciplina de llevarla a todas partes y anotar todo, sucederá algo que quizá pueda resultar incómodo al principio: de pronto, nos descubriremos a nosotras mismas pegadas a la libreta, anotando cosas noche y día sin descanso. Las ideas de aquellas cosas que hemos venido postergando por falta de tiempo, comienzan a asaltarnos. Pedimos a quien conversa con nosotras en un momento determinado, «un segundo para anotar».

Les aseguro que esta conducta compulsiva irá cediendo con los días…  🙂

La lista será cada vez más robusta y quedará paso a paso más completa. Pero, ¿ahora qué?

Un momento tranquilo y a solas para la planificación… (Diario o semanal)

Como ya mencionamos en el artículo anterior, iremos acomodando las tareas de esta segunda lista, una por una y según su prioridad (U-I primero) en los espacios «disponibles» del plan semanal.

Una vez que hayamos cumplido una tarea en particular, nos vamos a la lista, y la borramos o tachamos. Y así sucesivamente.

Me gusta más la opción de tachar. Yo lo hago con un marcador fluorescente, que da color pero no cubre lo escrito anteriomente, de modo que me sea posible releer mis viejos apuntes en caso de ser necesario.

Este ejercicio de tachar o borrar, y luego escoger la próxima tarea que realizaremos en el espacio «disponible», yo recomiendo hacerlo al inicio o al final de cada día durante la primer semana, en un momento tranquilo y a solas, de ser posible.  Luego, conforme vayamos adquiriendo práctica en el uso del sistema, veremos que quizá no es necesario hacerlo todos los días, sino día por medio, o una vez por semana incluso. Pero no más tiempo que ese, porque la idea es ir actualizando la lista conforme sea necesario.

Otra cosa que vamos a hacer cuando estemos sentadas tranquilamente revisando la lista, es actualizar la clasificación de las tareas. Una tarea que hoy no era urgente, quizá podamos prever que será urgente mañana. Por lo que cambiaremos la clasificación «NU» por «U» en esa tarea específica. Y buscaremos el espacio para realizarla, según las actividades que ya tenemos planeadas para el día de mañana. Igual haremos con todas las tareas, revisando la urgencia e importancia de cada una y reclasificando las tareas que lo requieran.

Una vez por mes

En una sola fecha del mes (no creo que sea necesaria una mayor frecuencia), realizaremos tres labores básicas con nuestra lista:

• Conforme vayamos anotando, realizando y tachando cosas de nuestra lista general, llegaremos a un punto en que, por ejemplo, en toda una hoja sólo nos quede una o dos tareas pendientes de realizar, o bien, las hayamos completado todas. Aquí podemos escoger una de dos opciones, para conseguir más orden:

a) Arrancar esa hojita, y reescribir la tarea que queda (cuando quede alguna), en el último lugar de la lista general. Las hojas de tareas que ya no necesitamos, se pueden guardar en caso de que debamos releerlas luego, o tirarlas. Esto es según la preferencia de cada una.

b) Pasar en limpio toda la lista general, dejando por fuera en la nueva lista, todas las labores que ya hemos realizado y tachado.

Esto lo haremos sólo en caso de que lo consideremos necesario. Para quienes no signifique mayor problema o no les estorbe, la lista puede seguir tal como está, simplemente agregando las nuevas tareas al final del listado, y manteniendo todas las realizadas y tachadas, sin eliminar las hojas.

• Revisaremos el «tipo» de tareas que aun no se han cumplido en nuestra lista. Con el tiempo y la práctica, veremos que hay «cierto tipo» de tareas que son muy difíciles de acomodar en los espacios «disponibles». Si, al revisar la lista al final del mes, nos encontramos con una o varias tareas que cumplen esas características, las atenderemos del siguiente modo:

a) Si las tareas no cumplidas, son de un mismo «tipo» (por ejemplo, si son todas tareas relacionadas con el cuidado personal), quiere decir que estamos teniendo problemas para asignar las prioridades. Está bien que ciertas tareas no resulten urgentes, pero aun así deben encontrar todas ellas algún espacio para realizarse en el mes, al menos un espacio pequeño. Cuando el motivo por el que ese grupo específico de tareas se ha postergado sea justamente el «tipo», lo que haremos será comprometernos a dedicar un día de la semana fijo a atender esa categoría o «tipo». En el ejemplo que mencionábamos más arriba, si las tareas relacionadas con «cuidado personal» siempre quedan en el último lugar y por eso no se realizan, dedicaremos el «disponible» del jueves, cada semana, a atender sólo ese tipo o categoría, siempre respetando los espacios de las otras tareas.

b) Si las tareas no cumplidas son demasiado complejas, como «reorganizar la distribución del jardín», es probable que nunca lleguemos a tener tiempo suficiente de un tirón para hacernos cargo de ellas. Por eso, la estrategia que usaremos para cumplir con tareas complejas que hayan sido postergadas una y otra vez, es «desarmarlas» o desglosarlas en pequeñas tareas más sencillas y realizables en tiempos más cortos. Así, «reorganizar la distribución del jardín» puede convertirse en cinco tareas del tipo «paso a paso» que incuyan «trasplantar las hortensias», «arrancar la mala hierba del lado sur», «comprar crisantemos», «plantar crisantemos» y «escoger un árbol para el centro del jardín», por ejemplo.

• Una última acción que intentaremos poner en práctica una vez por mes, es «pedir ayuda». Revisaremos con cuidado la lista general, y escogeremos alguna tarea que podamos delegar en alguien más. Una tarea delegada y cumplida por otro miembro de la familia es, finalmente, una tarea que se puede tachar de la lista.  🙂

Es todo por el momento. Les invito a leer acerca de la segunda parte de esta etapa 3, en el artículo que publicaré el día 20 de setiembre.