¿Cómo organizar el tiempo? (Parte 5)

20 septiembre, 2012 de Ana María 1 comentario

Etapa 3: trabajando en forma dinámica con la lista general

En el artículo anterior, adelantamos la forma en la que vamos a trabajar con la segunda lista de tareas, de forma que su uso resulta en un listado con naturaleza dinámica o cambiante. Hoy vamos a cerrar dicho tema, terminando de aclarar algunos aspectos acerca de ella.

Segunda parte

Para que la lista general realmente responda al tipo de organización que necesitamos como amas de casa, además de tomar en cuenta las sencillas reglas que hemos descrito en la primera parte de la «etapa 3», es importante que nos acerquemos hoy a la forma en la que iremos «sacando tiempo» en nuestro horario, para atender las tareas o proyectos que forman parte de esta segunda lista.

Recordemos que, si la lista ha sido elaborada apropiadamente, en ella deben tener cabida no sólo tareas de la casa, compras de regalos o compromisos sociales, sino también puntos relacionados con el cuidado personal y el espacio para nosotras mismas. Por eso es imprescindible que atendamos al contenido de este segundo listado de la mejor manera posible. Y para ello, seguiremos una pautas muy fáciles en su atención cotidiana:

Una vez que tenemos nuestra lista general, nos aseguraremos de que esté bien categorizada según el criterio que describimos en otro artículo: U-I, U-PI, NU-I, NU-PI.
Una vez hecho esto, atenderemos en primer lugar las tareas marcadas como U-I. Si tenemos, por ejemplo, 10 tareas marcadas como U-I, cada una proyectada para tardar 15 minutos, y tenemos un espacio «disponible» de una hora, escogemos cuatro de esas tareas U-I, las realizamos y las tachamos de la lista al final del día o en el momento que tengamos designado para ello. Lo importante no es que hagamos tooooodoooo en un día, sino que no dejemos de restar tareas a esa lista que hemos elaborado. Poco a poco iremos atendiendo las tareas de la lista, con el tiempo del que disponemos. Tal vez sea lento, en especial si no contamos con demasiada disponibilidad entre las tareas de todos los días o si sentimos especial ansiedad por comenzar con algo que no figura entre los U-I. Sin embargo, recordemos que la idea es que, tarde o temprano, todo lo que nos hemos propuesto hacer tenga su espacio y su lugar.
Hay formas más flexibles de trabajar con la lista. Una consiste en ir atendiendo las tareas de nuestra lista, es escogerlas en el mismo momento en que estamos frente a nuestro «espacio disponible», sin planificación previa. Aunque ello, eventualmente, podría llevar a que nos inclinemos por hacer siempre aquello que nos causa menos fatiga o mayor atracción, y dejemos de lado lo verdaderamente importante.

Otro método, flexible pero no demasiado como para perder el rumbo, sería asignar «tipos» de tareas al espacio «disponible», sin que ello signifique decir con exactitud cuál tarea se realizará. Por ejemplo, si tengo una hora «disponible», puedo decidir dedicar 30 minutos a tareas «tipo hijos» y 30 minutos a tareas «tipo cuidado personal». Cuando llegue esa hora disponible, escogemos una tarea de 30 minutos relacionada con hijos, y dedicamos la última media hora a la mascarilla o el manicure, pero todo ello de forma «libre».
Toda tarea que se termina, se borra o tacha de la lista. Si la tarea debe repetirse, se escribe de nuevo al final, indicando siempre el tiempo que se necesita para hacerla y la fecha aproximada para realizarla. Así, las tareas repetidas de la lista no se invisibilizan, tanto para efectos de nuestra autoestima (porque vemos el verdadero trabajo que hemos realizado en el día), como para no olvidar realizarla de nuevo posteriormente. Sin embargo, es importante tachar las tareas sólo cuando las hayamos cumplido, y no simplemente cuando las hayamos planificado en nuestro plateamiento semanal.
Al final o al inicio del día, en ese espacio que tenemos reservado para planificar el día, observar el trabajo cumplido y tachar cosas de la lista, podemos fácilmente escoger las tareas de nuestra lista que se adaptan al espacio «disponible» del día siguiente. Como ya hemos dicho, con la práctica esto se hace cada vez más sencillo y la revisión puede reservarse para un sólo día a la semana.
Hay que recordar que el espacio «disponible», está pensado para nuestras propias necesidades, y por lo tanto, debe ser 100% flexible, siempre que cumpla con objetivos claros. Incluso, es un buen espacio para atender las tareas que hayan quedado pendientes a causa de un imprevisto. Piense, por ejemplo, que usted tenía planeado para la mañana del martes lavar la ropa. Pero, se vio en la necesidad de llevar a su hijo o hija al médico ese día a esa hora. El espacio «disponible» debería servir, en este caso particular, para llevar a cabo esa tarea de lavado que quedó pendiente y que forma parte de las tareas normales de la semana. Sin embargo, procure que este sea un remedio más bien excepcional, ya que si nos acostumbramos a dejar las tareas semanales para «después», contando con que podremos realizarlas en los espacios «disponibles», al final lo único que conseguiremos es sabotear el avance de las tareas de la lista general, y ello redundará en frustración para nosotras mismas.
Regálese algo a cambio de su esfuerzo por cumplir las tareas. Es una forma de felicitarse por un trabajo bien hecho, y es importante para mantener su motivación y su energía. No espere que alguien más lo haga por usted. Por ejemplo, dedíquese una hora para usted, por cada diez tareas cumplidas en su lista. O planifique un pequeño paseo con una amiga, cuando consiga atender todas las tareas relacionadas con un proyecto específico.